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Journée Portes Ouvertes virtuelle : vers la fin des journées portes ouvertes traditionnelles ?

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En février 2018, le campus de l’ESSEC n’était pas disponible à la date fixée pour les Journées Portes Ouvertes. Pas de problème : le digital est là pour « réduire les frictions » ! Et nous avons donc décidé de mettre en place une journée porte ouverte virtuelle. Cette solution était en effet possible grâce au Knowledge-Lab de l’ESSEC qui met à disposition de ses professeurs une salle permettant la retransmission de vidéos et cours en direct.

Le 10 février 2018, l’ESSEC a innové avec une Journée Portes Ouvertes 100% virtuelle. Pendant 6h, les participants ont pu écouter et échanger avec des professeurs et élèves de l’école. Cette initiative s’inscrivait dans la continuité de classes à distance réalisées avec succès grâce aux infrastructures du campus. 

Le campus de Cergy dispose d’un “Knowledge-lab” ayant rendu possible l’organisation technique de cette première JPO virtuelle. Espace de créativité et de partage des connaissances inauguré en janvier 2016, le “Knowledge-lab” occupe une surface de 2500m2 ouverte à toute la communauté ESSEC. En particulier, le “Learning-lab”, grande salle équipée de caméras, microphones et d’un écran géant, est utilisée pour réaliser des visio-conférences ou des webinars (une vidéo – en réalité virtuelle et donc à regarder par exemple sur son smartphone – présentant le K-Lab est disponible ici). C’est donc naturellement que nous avons choisi le Learning Lab pour mettre en place notre première Journée Portes Ouvertes virtuelle le 10 février.

Les infrastructures du campus de Cergy et le travail de préparation et de répétition des équipes ont permis d’atteindre une grande fluidité dans l’organisation de la journée. La préparation est essentielle dès qu’il y a du live, afin de bien respecter le timing et de pouvoir répondre à de potentiels imprévus. Une vidéo du making-of est disponible pour vous donner une idée ! La journée se déroulait en 8 créneaux de 40mn (présentation des différents programmes et thèmes tels que le logement à l’ESSEC ou le financement de ses études, etc.), et les participants pouvaient donc choisir auxquels “assister”.

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Cette première JPO virtuelle a été un succès par son déroulement et par l’audience qu’elle nous a permis d’atteindre. Nous avons réussi à toucher plus de 31 000 personnes (bien plus que ce qu’une JPO physique permet !), avec un Live vu plus de 3000 fois et une durée moyenne de visionnage de 25mn sur YouTube. Les transitions se sont faites de façon fluide, le timing a été respecté et nous avons su répondre aux différentes questions de manière efficace et claire.

Lors de cette première édition, nous avons noté un certain nombre de pistes d’amélioration pour la prochaine Journée Portes Ouvertes virtuelle. Nous pensons par exemple revoir la durée accordée aux questions-réponses, ajouter une visite virtuelle de nos 4 campus (Cergy, La Défense, Singapour, Rabat) ou encore développer une activité postérieure au live (inscriptions aux ESSEC Talks, visite sur le campus etc.). D’un point de vue plus technique, nous avons maintenant une meilleure idée de la façon d’articuler le live Facebook et le live Youtube. Nous avons compris qu’ils répondent à deux objectifs complémentaires : le public Facebook est plus large et donc permet d’avoir un reach élevé, mais le public Youtube est plus engagé (davantage de questions et un visionnage de 25mn en moyenne contre 1mn05 sur Facebook). Au niveau de l’audiovisuel, utiliser un micro canon pour éviter les bruits parasites et avoir deux caméras qui filment pour dynamiser les plans. Toutes ces améliorations doivent répondre à un même objectif : améliorer l’expérience et maximiser l’engagement des participants.

Si la JPO virtuelle du 10 février a été un succès, nous ne pensons pas pour autant qu’elle doive remplacer nos journées portes ouvertes “traditionnelles”. Cette année, la JPO virtuelle avait lieu un bon mois après notre JPO physique (le 20 janvier), et est donc venue compléter efficacement cette première journée : certaines personnes non disponibles le 20 janvier étaient heureuses d’avoir une autre occasion de nous “rencontrer” un mois après, et nous avons pu relancer les participants à la JPO physique et beaucoup étaient intéressés par des informations complémentaires. En tout, plus de 34 000 personnes ont été atteintes : 3 000 personnes venues physiquement sur le campus, et plus de 31 000 personnes virtuellement.

Au delà de répondre à un problème de disponibilité des locaux du campus, l’objectif d’avoir une JPO virtuelle est avant tout de pouvoir atteindre plus de personnes, plus facilement et plus fréquemment. La complémentarité du live et du replay donnent aux candidats, à la fois la possibilité d’échanger directement avec nous sans sortir de chez eux, et la possibilité de réécouter et rechercher des informations a posteriori, par exemple au moment de la préparation de leurs candidatures. Le digital donne la possibilité de toucher un public plus large (par exemple, des personnes habitant en province et ne pouvant pas venir sur notre campus pour une journée, ou encore des personnes qui travaillent et pourraient vouloir écouter en replay nos intervenants du MBA ESSEC, etc.). Il permet aux intéressés d’échanger avec nous où ils veulent et quand ils veulent.

Les possibilités offertes par nos technologies et le succès de cette première édition d’une JPO entièrement virtuelle nous poussent à vouloir étendre nos efforts à l’international. Nous souhaiterions commencer d’abord par atteindre des candidats d’autres pays francophones limitrophes, puis proposer cette journée à nos candidats internationaux, en jouant sur les différents fuseaux horaires.

C’est donc finalement bien sur la complémentarité d’une JPO physique et d’une JPO virtuelle que l’ESSEC veut fonder sa communication avec les candidats potentiels. Nous pouvons affirmer que ce type de portes ouvertes a non seulement un avenir, mais va surtout devenir une attente et une habitude pour les étudiants, surtout internationaux.

 

Article rédigé par Dauphine de Wavrin sur base des interviews auprès de Benjamin Six, Head of Innovation, et de Samuel Vinet Directeur du Recrutement.

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