Bien accueillir les admissibles, c’est un métier !

Rencontre, cette semaine, avec nos deux chefs de projet ESCAPADE, l’association d’accueil des admissibles au concours d’entrée de GEM. Ces deux étudiants – Clara et Julien – sélectionnés par l’administration et leurs pairs, commencent la préparation de l’accueil dès le mois de janvier. L’activité démarre réellement avec les oraux, cette année, le 22 mai. Ensuite, il faut passer le témoin, former ses successeurs. Une activité de management d’un groupe de 60 « staffeurs » étudiants et de gestion projet grandeur nature, belle application des savoirs accumulés pendant leur première année.

Jean-François Fiorina (JFF) : qu’est-ce qui vous a poussé à devenir chef de projet ESCAPADE ?

Clara (C) : Ce qui m’a poussé à devenir chef de projet Escapade ? Tout d’abord, j’avais adoré mon séjour ici à Grenoble et j’hésitais vraiment entre deux écoles. Et j’ai choisi de venir, entre autres à GEM, grâce à l’accueil d’Escapade. Julien comme moi, nous nous sommes beaucoup investis dans l’école cette année, en tant que déléguée et dans une association. Le poste à Escapade, c’est du management direct, donc c’est un moyen de mettre en pratique tous les cours et toutes les compétences que l’on a acquis dans l’année. Donc vraiment c’était…

JFF : … c’était les vacances non ? Le Club Med !

C : Non pas vraiment… C’est du 6h30-19h, tous les jours, on a juste la chorégraphie du Club Med ! Mais je me doutais en parlant aux anciens que c’était vraiment du management pur : gestion de budget, gestion de personnes, gestion de l’image de l’école.

JFF : Combien de personnes, pour préciser ?

C : Nous sommes soixante.

Recruter les meilleurs étudiants 

 

JFF : Et votre mission, à tous les deux ?

Julien (J) : notre principale mission, c’est de réussir à faire en sorte que l’école soit valorisée, que l’on puisse refléter son esprit, ses valeurs, que les admissibles se sentent bien et qu’ils aient envie de nous rejoindre pour faire de superbes étudiants l’année prochaine ! Donc tous les aspects logistiques de la prise en charge dès leur arrivée à Grenoble jusqu’à leur départ : hébergement, restauration, animation…

C : Notre but ultime, le but de l’école, c’est de recruter les meilleurs étudiants. Cela passe par l’ambiance dans l’équipe, leur capacité à parler de l’école et de tout ce qu’elle offre, en termes de parcours, d’associations. Nous avons recrutés des personnes qui sont allées en cours, qui étaient investies, assidues.

Nous avons reçu des formations de la part de l’école, pour être bien au courant de tous les parcours proposés par GEM, pour savoir répondre aux questions des candidats.

JFF : Formation ? C’est-à-dire, dans quels domaines ?

Julien : Des formations sur l’école, sur tous les programmes y compris ceux que l’on ne connaît pas forcément, les modalités d’inscription, les différentes formalités administratives, l’international…

C : On a aussi été formés par nos prédécesseurs comme on formera les suivants. C’est vraiment un moyen de s’améliorer d’année en année. Escapades ce n’est pas juste un job de mai à juillet, c’est vraiment une boucle, une boucle sans fin.

 

 Informer et conseiller

 

JFF : Pour les candidats, cela pourrait faire penser à une ambiance de fête. Arrivent-ils à se concentrer quand même, à faire la part des choses ?

J : Je dirai plutôt l’inverse. Pour les candidats, c’est une période stressante où ils sont vraiment dans leur oral. C’est à nous de faire en sorte qu’ils arrivent à se concentrer.

Un des retours positifs, c’est vraiment qu’au niveau des programmes, des parcours que l’on peut faire à GEM, nous les orientons bien en fonction de leurs goûts, vers les bonnes associations – elles sont 24 – s’ils veulent s’investir dans des projets associatifs, vers les bons programmes. Il y a aussi le côté diplôme, qualité, reconnaissance par les entreprises qui jouent et cela fait qu’ils ont envie de venir chez nous.

JFF : Les questions que vous posent les candidats le plus fréquemment ?

C : l’international ou la première année. La question la plus fréquente ? « Est-ce qu’il y a une rivalité entre les passerelles et les prépas ? ».

JFF : Et alors ?

J: Dans notre équipe des 60, que l’on connaît pourtant bien, on est quasiment incapables de dire qui était de prépa ou de passerelle. On est mélangés tout au long de l’année, c’est vraiment quelque chose qui s’oublie dès les premières semaines.

JFF : Et les questions les plus rigolotes ?

C : Il y a une admissible qui m’a demandé si elle pouvait dormir chez mon admisseur avec son papa.

 

Ma vie de staffeur

 

JFF : Comment se passe pour vous une journée type ?

J : 5h30 – on se lève (très tôt !),

6h30 – à l’école pour voir si toute l’équipe est là,

6h45 – préparation de l’amphithéâtre avec l’équipe d’animation,

7h15 – début de  l’amphithéâtre de préparation avec le petit mot d’introduction de M. Jean-François Fiorina, Directeur adjoint de GEM et de Mme Béatrice Nerson, Directrice adjointe de l’ESC Grenoble. Ensuite, le film “Admissibles 2015”, ensuite notre discours de 7-8 minutes qui présente l’école, les parcours, les partenaires et puis la journée des oraux. Pour le final, les sketchs, avec la partie un peu plus fun pour qu’ils puissent s’aérer l’esprit.

8h15 – point avec le staff pour s’assurer du bien être de tout le monde, qu’il n’y ait pas de petit problème au quotidien. Il n’y a pas franchement de gestion des conflits pour le moment mais quelqu’un qui a eu une expérience compliquée, nous sommes là pour en discuter avec eux, être vraiment dans le relationnel.

Puis la journée se déroule jusqu’à 20h-21h jusqu’à l’heure du dîner.

C : On a l’habitude aussi de tester les différents postes des staffeurs pour savoir quels sont les plus pénibles, afin d’adapter les plannings. Escapades, c’est long, 7 semaines, donc on ne peut pas fatiguer les personnes sur le long terme. Nous rencontrons tous les responsables de pôles au moins une fois par jour, il y a en 18. Il ne faut vraiment rien laisser au hasard, un tout petit problème peut devenir énorme si ce n’est pas réglé à la base. Nous sommes présents toute la journée. On prend environ 1h30 de pause chacun par jour.

 

À l’école des managers

 

JF : Vos relations avec l’école ? La direction de l’école…

J : nous vous rencontrons tous les matins à 9h avec Mr Fiorina, Mme Nerson et Mme Favre-Nicolin  pour faire le point sur l’auditorium du matin, sur les retours des candidats, sur l’ambiance générale aussi, sur les jurys, ce qu’ils ont eu en entretien, les points à améliorer..

C : On a un vrai suivi de l’administration et aussi des réunions avec notre responsable de stage.

JFF : Il y a deux chefs de projet, est ce que vous vous êtes répartis des thèmes ? Entre vous, comment ça se passe ?

C : totalement complémentaires, on a l’habitude de travailler ensemble.

J : On n’a pas beaucoup besoin de débattre pour prendre des décisions. On se connaît bien.  Ça se fait super vite, on pense souvent la même chose… Et je pense que même par rapport à notre équipe, on a un peu le même profil. Ils viennent aussi facilement vers Clara que vers moi. C’est agréable, parce qu’on a souvent les staffeurs qui viennent nous voir et qui nous disent que c’est super, qu’on prend le temps d’être avec eux, de les soutenir, de les encourager…

C : On ne veut vraiment pas donner l’image de deux « petits chefs » qui viennent faire l’amphi et qui partent, donc c’est pour ça qu’on reste toute la journée, on est à leur écoute. Nous n’avons pas voulu nous donner des rôles, le méchant, le gentil…

JFF : comment gérez-vous la distance vis à vis de vos staffeurs et des admissibles ?

J : Pour les admissibles, c’est assez facile parce que, du coup, quand ils nous voient en amphi le matin avec le costume ils sont impressionnés, ils pensent qu’on est des chefs ou des professeurs, ils ne savent pas trop d’où on vient… Par contre, ce qu’ils apprécient, c’est qu’on aille discuter avec eux, leur filer un coup de main, les dépanner. Du coup, ils me disent « c’est bizarre on s’attendait à ce que tu sois le chef et que tu ne discutes pas trop ». C’est valorisant.

C : Par rapport aux staffeurs, à l’équipe, c’est un travail en amont. Tout est très clair dès le recrutement, on a fait beaucoup d’AG : nous sommes amis, mais dans le cadre d’Escapades, nous sommes vos chefs, vous êtes sous notre responsabilité, on vous a choisi parce qu’on a confiance en vous.

JFF : Je précise que c’est vous qui avez fait le recrutement.

J: Et nous avons été recrutés par l’administration et les anciens.

J et C : Ils savent aussi qu’on est plutôt chef dans le sens celui à qui on peut se référer. Le mot adapté serait plutôt « responsable de projet » et surtout pas « petit chef ».

C : Et quand on donne des directives ils obéissent tout de suite.

J : Ils obéissent…

C : Ben oui, c’est ça. Ils nous appellent « chef » pour rigoler parfois !

JFF : On sent que l’expérience est super positive et que vous vous éclatez mais maintenant voyons les points moins positifs avec deux questions : quelle est la principale difficulté que vous avez rencontrée ?

J : Le seul moment de stress que j’ai eu, c’est lors de l’intervention des pompiers, j’ai cru que c’était pour un admissible, mais c’était une fausse alerte.

C : Une petite difficulté du quotidien, c’est le problème de l’instant T : par exemple, quand on passe sur la mezzanine, qu’on voit un staffeur se reposer, on lui dit « il y a des admissibles seuls, t’as pas à te reposer » alors qu’avant il a pu travailler deux heures non stop. C’est parfois compliqué de faire des remarques qui ne sont en fait pas justifiées. Mais on les avait prévenus de nous excuser à l’avance au cas où.

 

De la théorie à la pratique

 

JFF : Vous avez dit en préambule les motivations qui vous ont poussées à vous engager dans ce projet, qu’est ce que vous avez mis en action, et qu’est ce que vous avez expérimenté, à la fois en terme de connaissance et de savoir être ?

J : Je pense qu’en terme de management, c’est vraiment au niveau du relationnel que ça se passe. J’y ai le plus appris. À force de discuter avec les staffeurs, de leur demander comment ça va, la fatigue, ils se sentent valorisés. On est à leur écoute, on s’adapte.

Le cours de management nous apprend différentes théories qu’on doit appliquer parce que toute la journée nous vivons avec 60 personnes. Ça me permet vraiment de voir le management, les frontières, le dosage entre le côté sérieux et le côté plus relationnel, détente. En fin de journée, ils ont bien staffé toute la journée donc ils méritent aussi une récompense !

C : Il y a aussi, par exemple, le cours de Gestion de projet de première année. C’est typiquement une mise en application d’outils appris en cours. Apprendre pour passer notre partiel, c’est une chose. Les mettre en application dans un projet de cette envergure, c’est une vraie prise de conscience de leur utilité. Idem pour le cours de comptabilité, on a construit le budget de trésorerie, nous rémunérons les staffeurs, étudions les marges sur l’hébergement, la restauration… On a beaucoup de responsabilités. C’est vraiment de la gestion de projet.

JFF : En étiez-vous conscients ?

J : je me suis rendu compte que c’était conforme à mes attentes mais qu’il y avait encore plus de choses. Je ne m’attendais pas à avoir autant de tâches.

C : J’étais un peu plus sceptique, en prépa je n’avais pas fait de stage de cette envergure, et ayant eu une formation très théorique, j’ai tendance toujours à me méfier des outils que l’on nous donne en cours parce que je me dis toujours qu’il faut un partiel… Une fois sur le terrain, on se rend compte que tout ce qu’on apprend, il faut le mettre en place. Le cours de gestion de projet m’a été le plus utile dans ce stage parce que je n’avais jamais eu d’expérience de ce type…

JFF : Est ce qu’il n’y a pas une tendance à la surenchère dans l’accueil dans les écoles ?

C : Je dirai que chaque école a son identité, je pense que c’est important pour les admissibles. Le but c’est qu’ils repartent en disant « c’est mon école ». Il faut leur montrer la vie de tous les jours ici. Et beaucoup ont apprécié que l’on parle des parcours, contrairement à d’autres écoles qui vont beaucoup insister sur les soirées, etc.

J : Ils voient leur lieu de travail, les entreprises partenaires, ceux qui vont animer leur vie étudiante… C’est un ensemble. On a GEM Altigliss Challenge, première association de France des ESC. Bien sûr, on le valorise, c’est super pour l’école, mais on n’en fait pas non plus un focus, parce qu’il y a des gens qui ne sont pas intéressés par ce type d’activité. On s’adapte en fonction des profils, cela permet à chacun de trouver ses marques, des intérêts à l’école.

On devient un peu des « profilers » professionnels en parlant avec les admissibles !

JFF : Vous avez des liens avec les jurys ?

C : Non, pas du tout. Quand on a des retours d’admissibles sur des questions qui ont été mal interprétées, etc. On en parle. Mais en dehors de cela, on n’intervient pas dans les jurys.

JFF : Pour terminer, pour vous, quels parcours l’année prochaine ?

J & C : Parcours associatif tous les deux.

J : Nous sommes intégrés au Bureau des sports tous les deux, au pôle évènements et au pôle communication. Donc on va encore pas mal bosser ensemble l’année prochaine.

JFF : Et quand vous vous projetez ?

J : J’aimerais bien faire un de mes deux stages à l’étranger, j’aimerais partir en Allemagne. Et, en dernière année, je pense que c’est l’aventure de l’alternance qui m’attend.

C : Moi à peu près le même système, et je pense essayer l’incubateur, parce que c’est un outil incroyable de l’école, donc on va en profiter. L’alternance m’intéresse, et l’étranger, pourquoi pas.

JFF : Est-ce l’accueil de GEM qui vous a fait venir ?

C : Oui et non. Non parce que c’est une très bonne école et quand on vient de prépa on regarde les classements, énormément. Mais j’hésitais entre deux écoles, l’accueil de GEM m’a décidée.

J : Moi je suis tombé amoureux de l’école quand je suis arrivé. Et mon oral ne s’est pas passé à merveille, donc j’étais vraiment sûr de ne pas revenir. Mais quand j’ai eu mon résultat, j’ai signé tout de suite !

JFF : Comment vous définiriez GEM ?

J : Un savoureux mélange entre vie associative, parcours de qualité et une ambiance incroyable.

C : S’il faut un mot je dirais un caméléon parce que y’en a pour tous les goûts, tout le monde peut s’adapter, c’est l’école de l’innovation. Les gens ont tendance à penser que l’innovation, c’est vraiment axé sur la technologique mais l’innovation se retrouve dans tous les domaines ! Donc vraiment, il y a de tout pour tout le monde.