Des administrateurs et des salariés en intelligence collective : créativité assurée pour l’entreprise !

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Six administrateurs et sept salariés d’une entreprise, dont le président du conseil d’administration et le directeur général, qui se retrouvent pour passer la journée ensemble,… voilà qui est plutôt original. Qu’ils le fassent dans une salle de pédagogie expérimentale au cœur d’une université, c’est encore plus surprenant ! C’est pourtant ce qui est arrivé le 18 décembre 2014 dans le Learning lab. au Laboratoire d’Innovation Pédagogique (LIP) de l’Université Catholique de Lille, écosystème innovant choisi par ST Industries, une entreprise d’insertion de Tourcoing spécialisée dans le contrôle qualité, le conditionnement, la remise en conformité, le montage et dont les trois grands axes sont le social, la qualité et l’écoute client.

Le Learning lab. qui les accueille est un lieu propice au travail collaboratif et à l’application de méthodes d’animation qui stimulent la créativité. Ces dernières leur sont proposées par Delphine CARISSIMO (Institut de l’Entrepreneuriat et Ecole des Doctorants) et Jean-Charles CAILLIEZ (Laboratoire d’Innovation Pédagogique et Ecole des Doctorants) dans le cadre d’un atelier collaboratif. Le découpage de la journée, ainsi que le protocole, ont été préparés lors d’une réunion préalable avec la direction de l’entreprise. La matinée sera consacrée à la découverte des méthodes de créativité, tandis que l’après-midi sera focalisée sur une problématique précise : « Comment connaître en temps réel le nombre exact de personnes présentes dans les locaux de l’entreprise ? ». Tout un programme !

Une matinée pour échauffer son potentiel créatif. Les exercices de créativité proposés dans la matinée se succèdent toutes les cinq à dix minutes. C’est assez dense, mais cela permet de se faire une idée du potentiel de ces méthodes pour trouver ensemble de nouvelles idées (idéation), pour co-élaborer de nouveaux projets. On commence dans un premier temps par l’exercice de la « table sans pieds » qui invite les participants à dessiner une table qui ne comporte pas les trois incontournables pour ce genre d’objet, soit un plateau horizontal, un ou plusieurs pieds et le fait d’être un meuble. Chacun des trois groupes propose alors une idée originale à sa manière, soit un objet existant déjà comme une table de guitare, un objet imaginaire et futuriste comme une table virtuelle formée avec de l’air ou un objet détourné comme une nappe de pique-nique transformée en table à poser sur l’herbe. Les neurones des deux hémisphères s’échauffent !

S’enchainent ensuite le casse-tête des deux cavaliers qui est une confrontation avec une impossibilité à résoudre, l’énigme des neuf points à relier par quatre traits de crayon, un test graphique qui nous oblige à sortir du cadre, le baccalauréat thématique dans lequel il faut trouver 26 mots commençant par une lettre différente de l’alphabet et se référant à la même thématique, un exercice de bissociation qui nous oblige à inventer un objet chimère à partir de la rencontre improbable de deux autres n’ayant aucun rapport entre eux (par exemple, un chariot élévateur avec une machine à pain… qui donneront une sorte de « boulangerie ambulante » capable de livrer le pain à l’étage en passant par les façades des immeubles,… jusqu’au prototype original d’une imprimante 3D !), une variante du jeu de Kim qui consiste à inventer une histoire loufoque inspirée par des images choisies au hasard et n’ayant aucun rapport entre elles, mais qui se termine obligatoirement par une morale digne de Jean de la Fontaine, le détournement d’images qui nous force à décrire un objet comme s’il était un autre et enfin, une épreuve pratique qui est celle de la construction d’un animal en Lego, en l’occurrence ici un éléphant.

La matinée se conclue par un exposé illustré qui définit les critères de la créativité et ce qui la différencie de l’innovation vers laquelle elle doit mener. On y parle successivement de hasard, de sérendipité, d’idéation, d’hémisphères droit et gauche, de divergence et de convergence, d’intelligence collective, de co-working en trois dimensions (2D avec la représentation des objets, 3D avec les objets eux-mêmes ou même 4D avec la mise en situation des personnes au cœur de ces objets), d’écosystèmes innovants, de communautés apprenantes,…

Problématique de l’entreprise et protocole d’animation. La problématique de l’après-midi se résume à une question qui est posée par l’entreprise et pour laquelle le protocole d’animation a été construit : « Comment connaître en temps réel le nombre exact de personnes présentes dans les locaux de l’entreprise ? ». Un protocole est proposé en trois étapes, comportant chacune des phases alternées de divergence, laissant libre court à l’hémisphère droit et de convergence, ramenant au pragmatisme par l’hémisphère gauche.

LES SAYNETES. Dans le premier exercice, on demande aux participants répartis en trois équipes mélangées de salariés et d’administrateurs d’imaginer une saynète de trois minutes et de la jouer en mode de semi-improvisation. Ils disposent de vingt minutes de préparation. On leur impose trois univers différents qui sont l’école, la prison et l’aéroport. Chacune de ces saynètes doit commencer de la même manière : on constate un problème quant aux nombre de personnes présentes dans le lieu imposé : il manque quelqu’un ou il y a une personne en trop ! Une fois les trois situations jouées, on relève en groupe les 3×3 = 9 situations de défaillances qui ont conduit à la situation problématique constatée dans l’école, la prison ou l’aéroport. On en dresse le mur des défaillances qui sera : il est possible pour une personne de sortir seul – le comptage (visuel) est approximatif – le manque de procédure est évident – le manque de respect (hiérarchique) aggrave la situation – il y a trop de délégation – la mauvaise gestion des flux entrants-sortants – la « patate chaude » que l’on se passe, l’un à l’autre – l’improvisation – le manque d’anticipation. Ces neuf défaillances vont servir par la suite.

LES CARTES HEURISTIQUES. Les trois équipes sont ensuite invitées à dessiner des cartes mentales (cartes heuristiques) sur des tableaux. Au centre de chacune d’entre elles, on écrit la même chose, soit l’objet de notre attention : Le contrôle de présence. Chacun, dans chaque équipe, commence alors à écrire sur le tableau pour faire rayonner autour de l’idée centrale, tout ce que le terme lui évoque. Toutes les dix minutes, on permute les tableaux (voire les équipes, si les tableaux restent sur place), ce qui permet à chaque équipe de compléter les cartes commencées par les deux autres. A la fin de l’exercice, on obtient trois cartes qui sont plus complètes et exhaustives les unes que les autres (voir ci-dessous les productions et les nuages de mots réalisés à partir d’elles). Il est demandé à chaque équipe, une fois qu’elle récupère sa carte de départ, d’en surligner trois mots qu’elle trouve intéressants (en gras dans les listes ci-dessous).

Ce seront pour la carte 1 : GPS – empreinte – contrôle avec téléphone ; pour la carte 2 : bracelets – portique – entrées/sorties ; pour la carte 3 : GPS – biométrique – handicap. Ces 3×3 mots vont servir pour l’exercice suivant.

Carte 1 : GPS – visuel photo (photo, film, disque, bande, écran, badge, par-service, par-nom, temporaire, permanent) – nombre (personnes-présentes, badge, personnes-prévue, liste, invités, clients, salariés, badge) – empreinte (optique, digitale, manuelle, personnel, responsable, outil, main, papier, carbone) – badge (numérique, photo, autour-du-cou) – trombinoscope – liste (visiteurs, personnel) – scan (portique, biométrie, puce-sous-cutanée) – appel (sur-lieu-convenu) – biométrie (œil, poids, empreinte, taille-des-pieds) – contrôle-avec-téléphone (SMS, wifi, appeler-tous-les-salariés) – pointage-caméra (thermique, visuelle) – reconnaissance-vocale – RFID (portique) – contrôle-des-issues (sonore, vidéo) – pointeuse (badge, autour-du-cou, numérique, par-le-nom, lettres-alphabétiques, étiquette-dans-l’oreille

Carte 2 : Puces (vêtements, bracelets, GPS, téléphone) – caméra (poste-de-surveillance, téléphone-portable, ordinateur) – ouverture-fermeture-des-portes (automatique, manuelle) – appel (téléphone, sonore, mail, tablettes, portables) – porte-voix – pointage (manuel, informatique) – contrôle-d’empreinte (visuel, informatique, biométrique, cellules-photoélectriques) – alarme (sonore, odorante, éclairante, tactile) – petite-porte (portique, marche-compteuse, porte-compteuse, présence-sur-poste) – photo (couleur, noir-et-blanc) – badge (numérique, bracelet, cartes-sur-tableau, visiteurs, employés – feuilles-de-validation – RFID – temps-de-présence (vides, registres, chronomètres, horloge) – sorties-entrées (clients, visiteurs, fournisseurs, salariés, permanents) – comptage (manuel, numérique, visuel, statistique)

Carte 3 : Téléphone (portable, fixe, GPS, application) – pass (biométrique, iris, photo, badge) – logiciel-de-police – listing (manuel, informatique) casier – gilet-de-couleur (logo, nom) – entrainement (exercice, badge, photo) – badge (nominatif, photo) – gardien – procédure (notée, écrite, affichée) – handicap (mental, physique) – étranger (inconnu) – RFID (badge, manuel, digital, optique) – entrée-sortie – aidants (soins) – appel (vocal, lieu-de-rassemblement, balisage) – carte-de-présence (avec-photo, badge) – camera (infra-rouge, numérique) – fermeture-des-issues (alarme) – comptage (badge, photo) – identité (numérique, analogique) – plateau-repas-du-flunch

La fusion des termes recueillis sur les trois cartes donne le nuage de mots ci-dessous. On remarque que ceux qui sont le plus souvent cités sont badge-photo-numérique. Aucun des trois ne sera pourtant choisi dans la liste des 3×3, même si on pourra les retrouver dans les propositions de système de contrôle qui vont suivre.

LES SCENARII. A partir des trois idées retenues sur sa propre carte mentale, chaque équipe dispose ensuite de quinze à vingt minutes pour imaginer une proposition de système de contrôle de présence qu’elle devra présenter à la direction de l’entreprise et ceci sous la forme d’un pitch de trois minutes. Elle devra obligatoirement y inclure les trois points retenus. C’est de la « trissociation » créative ! Les membres des deux autres équipes qui écouteront cette présentation devront poser des questions, soulever les points positifs et négatifs du système de contrôle proposé et dire s’ils pensent que ce dernier est en capacité de « prévenir » ou de « guérir » les 3×3 défaillances listées lors des saynètes.

Les présentations se succèdent qui proposent toute une série de solutions à la problématique et dans lesquelles on trouve plus ou moins associées entre elles : des gilets avec des codes couleurs (salariés, visiteurs, fournisseurs,…), des bracelets équipés de puces informatiques, des portiques de détection de passage, des caméras biométriques, des sas d’attente, des accès aux vestiaires ou aux ateliers avec des gilets STI équipés de puces, des sorties accompagnées vers l’accueil, des contrôles vidéo reliés à un poste de surveillance,… A la fin de ces présentations, les trois équipes choisissent ensemble ce qu’elles ont préféré dans les propositions. On leur demande de focaliser ce choix sur trois éléments seulement, qui seront : Savoir qui ? (empreinte) – portique (tourniquet) – gilet (« bracelet »). Une dernière séquence leur est proposée dans laquelle chacune d’entre elles devra retravailler sa présentation, en y intégrant les éléments de ce choix collectif. Au total et en deux heures seulement, ce seront six présentations variées qui donneront à la direction de l’entreprise des pistes de réflexion différentes et complémentaires pour qu’elle soit en mesure de lancer dès que possible le chantier en interne.

Qu’en pensent les participants à la fin de l’atelier ? La journée se termine par un débriefing général pendant lequel on revient sur l’ensemble des séquences du matin et de l’après-midi, que ce soit sur le fond comme sur la forme. Il est aussi demandé à chaque participant d’écrire sur une feuille et de manière anonyme ce qu’il en a pensé. On impose d’y écrire trois appréciations positives ou satisfactions et trois appréciations négatives ou regrets. Ci-dessous les résultats (en gras, les réponses les plus fréquentes).

APPRECIATIONS POSITIVES OU SATISFACTIONS : Beaucoup d’exercices – méthodes qui favorisent la communication et les échanges entre les personnes – chacun est invité à participer – c’est une bonne méthode (méthodologie) d’implication (x3) – méthode dynamique (x2) – interactivité entre les groupes (x2) – ateliers différents (saynètes, construction d’objet en 3D,…) – la simplicité et la détente qui aident au « lâcher prise de tête » – avoir appris le système « divergence-convergence » – créer ensemble – les animateurs – la pédagogie – les locaux (High-tech) et les différents outils utilisés pendant la journée (écrire sur les murs, tableaux tournants,…) (x3) – l’alternance des méthodes favorisant la divergence ou la convergence (x2) – la dynamique de la journée (créativité, participation, animation,…) – l’effet groupe dans la créativité et l’innovation – phénomène de convergence – aucun « à priori » – bonne animation (x2) – ludique (3) – la créativité est plus facile en groupe qu’au niveau individuel – animation dynamique (on ne s’ennuie jamais) – convivial (x2) – échanges – bonne humeur (x2) – l’organisation de la journée, les outils de travail utilisés (vidéos, tableaux,…) – bons groupes de travail et journée « fédératrice » – très bon accueil (des professionnels) – à la fois beaucoup d’interactivité et de participation personnelle – suscite l’éveil de l’intérêt pour une participation active – côté très informel de la pédagogie – décontraction – curiosité du résultat de chaque atelier le temps passe très vite (pas le temps de s’ennuyer)

APPRECIATIONS NEGATIVES OU REGRETS : Ces méthodes demandent de l’entrainement pour se familiariser et pour les appliquer au quotidien -plusieurs techniques présentées rapidement le matin, mais pas assez de temps pour tout faire l’après-midi = frustration ou… appétit d’aller plus loin dans la découverte – le fait d’avoir gardé la même constitution des groupes tout au long de la journée (x3) – ne pas avoir utiliser d’autres technologies comme le tableau interactif (x2) – le fait de devoir obligatoirement donner 3 points négatifs lors de l’appréciation finale (x4) – il a manqué une pause au milieu de la matinée – la difficulté de pouvoir restituer à d’autres personnes ce que l’on a vécu dans cet atelier – journée trop dense, mais… – le déséquilibre de temps de parole entre les animateurs – devoir attendre les supports de restitution plusieurs jours après la journée – quelle est la méthode globale à mettre en œuvre pour atteindre le résultat (s’il y a une recette ?) ? – la subjectivité privilégiée par rapport à la réalité – le facteur « coût » – la spontanéité immédiate, sans recul – timing court – manque peut-être d’exemples concrets (de projets d’entreprise réussis) (x2) – souligner plus en détail la différence entre créativité et innovation – souligner que chacun a ses capacités de création – manque d’idées pour les animateurs – pas de thé – journée longue – intensif – trop court (une journée) – le carrelage du couloir (x2) – la peinture du couloir est à refaire (x2) – les toilettes trop éloignées (x2) – manque de fil directeur.

Note de Jean-Charles Cailliez et Delphine Carissimo, le 22 décembre 2014