Monter un MOOC, ça peut coûter cher

budgetMaintenant que la première édition du MOOC « Monter un MOOC de A à Z » est finie, il est temps de faire le bilan des dépenses. C’est un exercice intéressant, tant pour l’équipe pédagogique que pour la communauté de concepteurs en général. Je vous propose une petite série de billets sur la question de l’allocation de notre temps, avec analyse critique à la clef bien évidemment. Nous allons voir qu’un MOOC, cela peut coûter cher, pas tant en « cash », mais surtout en temps, en particulier pour les enseignants. Si ces bilans ne sont pas nécessairement représentatifs de l’ensemble des MOOC (on a peut être été un peu trop loin), il vous permettront de vous faire une petite idée de la question.

Bilan dépenses 1

Répartition du temps de travail entre les différents acteurs

J’ai reçu beaucoup de demandes sur la question des budgets, mais je me suis refusé à faire un module de cours dédié pour une raison très simple. Il n’y a pas qu’une façon de faire des MOOC, il y en a une infinité. Certains vont mettre le paquet sur les vidéos, tandis d’autres insisteront sur l’animation et l’encadrement. Et même à dispositif équivalent, la rapidité avec laquelle une tâche et traitée – et donc le budget correspondant – dépend naturellement de l’efficacité des membres de l’équipe pédagogique. Difficile dans ces conditions de faire un budget-type. Et c’est précisément pour cette raison que je pense qu’il est essentiel de réaliser un décompte des heures pour garder une trace de tout ce que l’on fait.

C’est la meilleure façon à mes yeux d’optimiser les procédures au fil du temps. Identifier les lots sur lesquels l’équipe a trop investis et ceux qu’elle a au contraire trop délaissés, comprendre les bonnes et les mauvaises décisions. Et il ne suffit pas de faire ce type de bilan, il est à mon avis important de communiquer ces résultats. Cela fait partie du débat public … et rien de tel que la transparence. L’argent public, c’est l’argent de tout le monde, et il est normal que tout un chacun puisse savoir comment il est dépensé. La transparence a un coût, mais le jeu en vaut la chandelle. Mais revenons à nos moutons, tout d’abord, quelle a été notre méthodologie pour suivre nos dépenses?

A chaque fois que nous travaillions sur une tâche, l’heure de début et l’heure de fin étaient notées et la durée correspondante était calculée et arrondie à la demi-heure près. Tu passes une heure à répondre aux participants sur les forums, tu notes : réponse forum, une heure, tu notes la date, la personne qui a réalisé la tâche, et après tu classes le lot de travail dans la catégorie correspondante (animation, création de ressources, etc).

A la base, je voulais travailler avec Freckle, un outil qui permet de chronométrer chacune des tâches que l’on entreprend, à la minute près (maniaque, moi ? Je vois pas ce que vous voulez dire). Une velléité héritée de mes séances de travail dominicales chez Unow. Outre que c’est plus précis, cela aide à rester concentré … on va moins flâner sur Youtube (mais qu’est-ce que c’est tentant…) quand on sait qu’on se chronomètre. Mais l’outil était payant, et je ne voulais pas l’imposer à toute l’équipe (je suis déjà assez pénible comme ça, pas la peine d’en rajouter). Du coup, on a une approximation, à 10% près je dirais, du travail  effectué. En plus, j’ai fait quelques ajustements mineurs en cours de route, au doigt levé, quand je voyais que certains lots de travail avaient été clairement sous-estimés ou surestimés. D’où quelques approximations … il faut donc prendre ces chiffres pour ce qu’ils sont ….

Commençons par le commencement, l’attribution du temps de chacun des membres de l’équipe. La mise au point de la première version du MOOC a nécessité environ mille heures de travail, réparties entre les différentes parties prenantes, ENS Cachan, IMT et Université Lille-2. On n’est donc pas si loin de ce que j’avais donné comme estimation à l’issue de la première édition du MOOC Gestion de Projet, si ce n’est que l’allocation de chaque lot de travail est assez différente, comme nous allons le voir dans les billets suivants.

L’ensemble des services de l’ENS Cachan ont été mobilisés, direction pour le cadrage du projet, administration, direction des services informatiques, le recrutement de l’équipe et la production des ressources, pour un investissement estimé à 65 heures de travail au total. L’essentiel de cette charge étant portée par la DSI pour la captation et le montage des vidéos pédagogiques ; l’IMT a fourni une aide ponctuelle sur le plan technique pour la réalisation de la bande-annonce. En ce qui concerne les enseignants, j’ai réalisé pour ma part environ 640 heures de travail, Audrey Ego environ 75 heures, Rémi Sharrock et Jean-Marie Gilliot environ une centaine d’heures.

On voit donc que le responsable du MOOC, le « product owner« , a une charge de travail conséquente. Cela dit, 640 heures c’est un peu beaucoup, et je pense que j’en ai trop fait. Mais que voulez-vous, c’est l’enthousiasme de la jeunesse, c’était le premier MOOC sous ma responsabilité, et je voulais montrer tout ce que l’on pouvait faire. Normalement, même en prenant l’essentiel des lots de travail, un prof ne devrait pas dépasser 400 heures et le projet dans son ensemble ne devrait pas dépasser 600 heures. Et normalement, en s’arrangeant bien et en répartissant les tâches, un enseignant pourrait s’en sortir à 100 à 200 heures de travail.

Au passage, il faut noter qu’il existe un certain nombre de coûts cachés. De nombreux bénévoles ont participé à la réalisation de ce projet, en général des participants, en animant les forums, ou en faisant des retours sur les productions réalisées par l’équipe par exemple. Le MESR a travaillé sur la question également. Ce temps n’est pas comptabilisé dans la mesure où il est très difficile à quantifier. Enfin, le budget ne tient pas compte des achats réalisés pour l’équipement du studio de l’ENS Cachan.

Quelques analyses préliminaires avant de conclure ce premier billet … Tout d’abord, on voit que le fait de se diviser le travail entre enseignants est très important. Je ne sais pas comment j’aurais fait sans les vidéos d’Audrey et de Rémi Sharrock. Ensuite, qu’un chef de projet pour gérer l’aspect technique de la plate-forme (intégration et gestion des contenus) est vraiment essentiel. Cela prend un temps fou mine de rien. Enfin, que ce type de projet implique la quasi-totalité des services d’un établissement, en particulier les services audio-visuels, et qu’il faut donc en être conscient avant de lancer. Voilà pour le moment, il y a déjà pas mal d’infos à digérer. Maintenant, la question qui se pose, c’est comment nous avons dépensé ce temps ; la suite au prochain épisode …

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